Соглашение об обработке данных

Стороны и роли

Это Соглашение об обработке данных заключается между клиентом, то есть организацией, которая пользуется сервисом, и Reconge.

Под Reconge понимается индивидуальный предприниматель Грузии, указанный в реквизитах продавца в конце этой страницы. Это то же лицо, которое продаёт сервис и по Политике конфиденциальности является лицом, ответственным за обработку данных.

В отношении персональных данных в файлах, которые загружает клиент, Reconge обрабатывает данные только по поручению клиента. Случайные идентификаторы записей сервиса, которые Reconge ведёт для собственных целей, описаны в разделе о лицах, привлечённых к обработке. Роли: клиент является лицом, ответственным за обработку этих данных, а если обрабатывает их для своих клиентов, то лицом, уполномоченным ими на обработку; Reconge обрабатывает данные для клиента как лицо, уполномоченное на обработку, в значении статьи 3 Закона о защите персональных данных. Принимая это Соглашение, клиент, который обрабатывает данные для своих клиентов, подтверждает, что по каждому своему клиенту, чьи данные он загружает, у него есть необходимые полномочия и предварительное письменное согласие этого клиента как лица, ответственного за обработку, на привлечение к обработке Reconge и лиц, перечисленных в этом Соглашении (пункт 7 статьи 36 Закона о защите персональных данных). Это согласие даёт клиент клиента Reconge, чьи данные загружаются, как лицо, ответственное за обработку, а не каждое лицо, названное в финансовых документах этого клиента. Подтверждение, которое даёт клиент Reconge, является его собственным заявлением и само по себе не доказывает, что такое согласие есть.

Цели и существенные средства обработки персональных данных в файлах клиента определяет лицо, ответственное за обработку этих данных. Если клиент Reconge сам является лицом, ответственным за обработку, на нём лежат обязанности такого лица по Закону о защите персональных данных: он отвечает за правовое основание обработки и за его обоснование, а также за информирование лиц, к которым относятся данные. Если клиент Reconge, например бухгалтерская фирма, обрабатывает данные для своих клиентов как лицо, уполномоченное на обработку, то каждый из этих клиентов является лицом, ответственным за обработку своих данных, и эти обязанности лежат на нём, а клиент Reconge действует только в пределах поручений этого своего клиента и данного им полномочия привлечь Reconge. В обоих случаях клиент Reconge даёт Reconge только поручения, соответствующие закону. Клиент Reconge может запросить у Reconge сведения, описанные в разделе о содействии, до загрузки данных и в течение всей обработки.

Предмет и срок обработки

Reconge обрабатывает выгрузки банковских выписок и бухгалтерского учёта, которые загружает клиент, чтобы сверить их, дать пользователям клиента проверить результаты и выгрузить результаты.

Основания: описанное в разделе о сторонах и ролях лицо, ответственное за обработку, обрабатывает данные на собственном правовом основании по статье 5 Закона о защите персональных данных, а для особых категорий данных по статье 6; Reconge обрабатывает их для клиента Reconge только на основании этого Соглашения и поручений клиента Reconge.

Файлы могут содержать названия компаний и имена людей, налоговые номера, IBAN и номера счетов, номера в учёте, описания, суммы и даты. Субъекты данных: контрагенты и сотрудники лица, ответственного за обработку, а также индивидуальные предприниматели, названные в выписках и учётных регистрах.

Описания платежей в банковских выписках и учётных регистрах могут раскрывать особые категории персональных данных, например сведения о здоровье или членстве в профсоюзе. Reconge не выявляет такие данные автоматически. Лицо, ответственное за обработку согласно разделу о сторонах и ролях, отвечает за решение о допустимости их загрузки и за правовое основание по статье 6 Закона о защите персональных данных.

Обработка продолжается, пока клиент пользуется сервисом, и заканчивается так, как описано в разделе об окончании обработки.

Поручения

Reconge обрабатывает данные клиента только для того, чтобы сверить их, показать для проверки, выгрузить и, по письменной просьбе клиента, ответить на обращение в поддержку.

Документированными поручениями клиента являются это Соглашение, которое описывает обработку, выполняемую Reconge, и письменные поручения, которые пользователь клиента отправляет с адреса электронной почты своей учётной записи на контактный адрес из реквизитов продавца. Каждое поручение, полученное по электронной почте, Reconge хранит с его датой. В рамках этих поручений пользователи клиента сами запускают каждую обработку в сервисе, и журнал аудита записывает действия, которые её начинают или завершают: создание сверки, загрузку файла, сохранение сопоставления колонок, запуск прогона, запись решения, скачивание выгрузки и удаление сверки.

Клиент не отправляет содержимое своих файлов на контактный адрес. Свои файлы он передаёт Reconge только загрузкой в сервисе.

Во время пилота Reconge не использует файлы клиентов для исследований, и оператор не делает их копий для исследований. Настройка исследования у клиентской компании в сервисе не является согласием лиц, чьи данные содержатся в файлах. Исследованию данных клиентов после пилота понадобилось бы отдельное правовое основание, которого это Соглашение не даёт.

Reconge не продаёт данные клиентов и не обучает на них модели.

Защита в браузере

По умолчанию идентифицирующие поля преобразуются на устройстве пользователя до загрузки: в колонках, роли которых подтверждает пользователь, названия компаний и имена людей, налоговые номера, IBAN, адреса электронной почты, номера телефонов и почтовые адреса заменяются псевдонимами.

Суммы, даты, валюты, направления, номера документов и номера в учёте отправляются точно в том виде, в каком записаны в файле, даже если в номере есть название или имя.

Названия колонок, название листа и имя файла отправляются как есть.

Названия, имена и адреса почты, которых нет в идентифицирующих колонках, а также налоговые номера, IBAN, телефоны и другие числа внутри свободного текста отправляются как есть.

Исходные файлы и сведения о том, какое значение чем заменено, остаются на устройстве пользователя.

Загрузку исходных файлов пользователь выбирает отдельным явным действием. Идентифицирующие данные исходных файлов, включая названия, имена, налоговые номера и IBAN, тогда попадают к Reconge.

Конфиденциальность и поддержка

Reconge сохраняет конфиденциальность данных клиента. Каждый, кто работает на Reconge и имеет к ним доступ, обязан соблюдать конфиденциальность.

Поддержка читает файлы клиента только по письменной просьбе клиента, записанной в журнал аудита до того, как будет прочитан любой файл.

Защита данных

• Каждая организация видит только свои данные.
• Значения колонок, которые подтверждает пользователь, заменяются в браузере до загрузки, как описано в разделе о защите в браузере.
• Соединения с сервисом используют HTTPS.
• Пароли хранятся только в виде необратимого хеша.
• Поддержка читает файлы клиента только по его письменной просьбе, сначала записанной в журнал аудита.
• Резервные копии делаются ежедневно и хранятся около 15 дней.

Лица, привлечённые к обработке

В этом Соглашении лицом, привлечённым к обработке, называется лицо, которое Reconge привлекает к обработке данных клиента по статье 36(7) Закона о защите персональных данных.

Этот сервис обрабатывает данные клиента для Reconge:

Собственная обработка Reconge как лица, ответственного за обработку данных, описана в Политике конфиденциальности: телеметрия, продуктовая аналитика, сайт, лист ожидания и почтовый ящик. Чтобы находить сбои и медленные места сервиса и понимать, как используется пилот, Reconge записывает в телеметрию и продуктовую аналитику только счётчики, коды, длительности и тип каждого запроса, без идентификатора пользователя, организации или записи сервиса, без адреса запроса и без User-Agent, так что ничего в них нельзя связать с клиентом или его записями. До вступления в силу этой редакции Соглашения они содержали и случайные идентификаторы записей сервиса, в том числе записей клиента, а телеметрия также адреса запросов и User-Agent браузера; телеметрия, записанная до 14 октября 2026 года, может содержать и текст ошибки неудачного прогона, который может цитировать значения, имена колонок или первые строки файла клиента. Reconge всё ещё может связать эти прежние данные с записями клиента, которые могут касаться физических лиц, и обрабатывает их как лицо, ответственное за обработку данных, только для этих целей. Pydantic Logfire и PostHog хранят их по поручению Reconge в сроки, которые указывает Политика конфиденциальности.

Reconge привлекает лицо к обработке только с предварительного письменного согласия клиента: клиент даёт его на привлечение лиц из перечня выше, принимая это Соглашение в сервисе, а на привлечение нового лица, принимая редакцию Соглашения, в перечне которой оно названо. Если клиент обрабатывает данные для своих клиентов, нужно также предварительное письменное согласие каждого из них в качестве лица, ответственного за обработку, как описано в разделе о сторонах и ролях.

Прежде чем привлечь к обработке новое лицо или заменить привлечённое лицо, Reconge публикует новую редакцию этого Соглашения с новым перечнем. Клиент даёт согласие, принимая эту редакцию в сервисе, и новое лицо получает данные клиента только после такого принятия.

Содействие

Reconge без промедления передаёт клиенту любое обращение субъекта данных о данных клиента, которое получает, и помогает клиенту на него ответить.

Клиент может сам выгрузить результаты каждого завершённого прогона и удалить сверку вместе с её файлами, прогонами, результатами и решениями.

Reconge уведомляет клиента об инциденте, который затрагивает данные клиента, то есть о нарушении безопасности данных в значении Закона о защите персональных данных, незамедлительно после того, как Reconge его выявил (пункт 2 статьи 29 Закона о защите персональных данных), и предоставляет сведения, нужные клиенту для выполнения его собственных обязанностей.

По запросу клиента Reconge письменно предоставляет ему сведения, необходимые для проверки того, что обработка соответствует Закону о защите персональных данных и этому Соглашению: редакцию этого Соглашения, которую принял клиент, и дату принятия, привлечённых к обработке лиц с их целями и странами, меры из раздела о защите данных, записи журнала аудита о доступе поддержки к файлам клиента и о выгрузках файлов его компаний для исследования, а также инциденты, затронувшие данные клиента. На другие вопросы клиента об обработке Reconge отвечает письменно.

По запросу клиента Reconge помогает оценить воздействие обработки на защиту персональных данных, используя разумно доступную ему информацию с учётом характера обработки.

Окончание обработки

По окончании обработки Reconge прекращает обрабатывать данные клиента и незамедлительно и в полном объёме передаёт клиенту все находящиеся у него данные сверок клиента с загруженными файлами, сопоставлениями колонок, результатами прогонов и решениями. Reconge действует по письменному указанию клиента, подписанному квалифицированной электронной подписью или на бумаге лицом, которое по публичному реестру может представлять клиента, или, для организации, зарегистрированной на app.reconge.com, отправленному с адреса электронной почты учётной записи пользователя, который принял это Соглашение за организацию, и подтверждённому ответом этого пользователя на ответ Reconge; указание называет, как данные дойдут до клиента: по защищённому каналу, согласованному с клиентом, в хранилище, которое предоставляет клиент, или лично. После того как клиент подтвердит получение, или раньше по его документированному указанию, Reconge удаляет сверки вместе с их файлами.

Если между Reconge и клиентом возникает спор об обработке, Reconge незамедлительно прекращает обработку и незамедлительно и в полном объёме передаёт клиенту все находящиеся у него данные сверок клиента по защищённому каналу, согласованному с клиентом (пункт 8 статьи 36 Закона о защите персональных данных).

Клиент может и сам выгрузить результаты каждого завершённого прогона и удалить каждую сверку вместе с её файлами, прогонами, результатами и решениями.

По письменному указанию клиента, данному так же, как указание о передаче выше, Reconge закрывает организацию клиента. Сервис тогда удаляет сверки с их файлами, прогонами, результатами и решениями и отзывы о пилоте, закрывает вход каждому пользователю и заменяет условными значениями имена и адреса электронной почты пользователей, кроме записи, которую Reconge хранит, как описано ниже, названия компаний и их сохранённые сопоставления колонок, а из журнала аудита удаляет имена, адреса электронной почты, названия компаний и названия файлов; журнал аудита сохраняет действия с их временем. Организацию, зарегистрированную на app.reconge.com, которая ни разу не приняла это Соглашение и пользователи которой 12 месяцев не входили в сервис, сервис закрывает так же. Прогон, который идёт, должен закончиться, прежде чем организацию можно закрыть.

Резервные копии истекают примерно через 15 дней после создания; удалённые данные остаются в них до этого срока.

• Записи о пользователях, об организации и о её компаниях: при закрытии организации заменяются условными значениями, как описано выше. Три года после закрытия Reconge хранит как собственную запись, подтверждающую соглашение и его условия (часть 1 статьи 129 Гражданского кодекса Грузии), название организации, имя и адрес электронной почты каждого пользователя, который принял за неё Условия использования и это Соглашение, и записи о принятии; затем сервис заменяет условными значениями и их. Эту запись описывает Политика конфиденциальности.
• Журнал аудита: хранится с действиями, их временем и случайными идентификаторами пользователей и записей; при закрытии организации из него удаляются имена, адреса электронной почты, названия компаний и названия файлов.
• Копии, которые оператор сделал для поддержки или для исследования: копию для поддержки оператор удаляет вручную в течение 30 дней после решения запроса, раньше, если для этого запроса она больше не нужна, и не позднее окончания обработки; во время пилота Reconge не делает копий для исследований.
• Пакет передачи: удаляется, когда клиент подтвердит его получение, и в любом случае не позднее 30 дней после создания; этот срок ограничивает, сколько пакет может ждать, и не откладывает передачу.

Принятие

Организация клиента принимает это Соглашение об обработке данных в сервисе вместе с Условиями использования и до того, как загрузит какой-либо файл на их основании, как описано в разделе о принятии Условий использования. Принимающий пользователь делает четыре отдельных заявления: что может принять документы за организацию, что организация принимает Условия использования, что она принимает это Соглашение и что она согласна на привлечение к обработке лиц из перечня той редакции, которую принимает. Последним заявлением организация даёт предварительное согласие на привлечение этих лиц, а запись о принятии указывает редакцию этого перечня. Если организация является лицом, ответственным за обработку, это согласие, предусмотренное пунктом 7 статьи 36 Закона о защите персональных данных; если она обрабатывает данные для своих клиентов, такое согласие даёт каждый из них, как описано в разделе о сторонах и ролях.

Организация и Reconge соглашаются, что принятие, записанное в сервисе пользователем, описанным в разделе о принятии Условий использования, с указанием пользователя, времени и версии, языка и хеша каждого документа, является электронной подписью организации под этим Соглашением и Условиями использования и имеет между организацией и Reconge ту же силу, что собственноручная подпись на бумажном документе (пункт 8 статьи 3 Закона Грузии об электронных документах и электронных доверительных услугах).

Публикация этого Соглашения на этом сайте не означает его принятия каким-либо клиентом и не означает согласия клиента на привлечение какого-либо лица к обработке.

Для обработки данных клиента это Соглашение имеет преимущественную силу над Условиями использования.

Изменения этого Соглашения

Reconge может изменять это Соглашение об обработке данных. Когда вступает в силу новая редакция, которая меняет права или обязанности сторон или перечень привлечённых к обработке лиц, сервис показывает пользователям организации клиента уведомление о ней, когда они в следующий раз пользуются сервисом. Из уведомления можно открыть текст новой редакции.

Новая редакция, которая меняет права или обязанности сторон или перечень привлечённых к обработке лиц, применяется к клиенту, когда его организация примет её в сервисе; с момента вступления новой редакции в силу и до такого принятия клиент не может начать в сервисе новую обработку. До такого принятия клиент по-прежнему может читать и выгружать результаты своих завершённых прогонов по принятой им редакции, если она это охватывает и если данные клиента для этого не получает лицо, на привлечение которого клиент согласия не давал; в остальных случаях Reconge возвращает клиенту его данные по письменному запросу клиента. Редакция, которая не меняет ни прав или обязанностей сторон, ни перечня привлечённых к обработке лиц, применяется без нового принятия.

Действующую редакцию показывает дата версии в начале страницы.